Regulamin konwentu

  1. Łódzki Zlot Miłośników Kultury Wschodnioazjatyckiej Ućkon 5/6: Back to the Ućkon, zwany dalej Konwentem, odbywa się w dniach 9 -10 czerwca 2018 roku w Gimnazjum nr 43 im. Karla Dedeciusa mieszczącym się przy ulicy Powszechnej 15 w Łodzi.
  2. Organizatorem Łódzkiego Zlotu Miłośników Kultury Wschodnioazjatyckiej Ućkon 5/6: Back to the Ućkon jest Stowarzyszenie Animatsuri z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000332054, zwani dalej Stowarzyszeniem lub Organizatorami.
  3. Konwent jest wydarzeniem społecznym, czyli imprezą zwykłą odbywającą się na terenie prywatnym i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2010 . (Dz.U. Nr 62, poz. 504.). Wpłacane składki akredytacyjne traktowane są jako darowizna wspierająca Stowarzyszenie w pokryciu kosztów organizacji imprezy. Organizatorzy pracują społecznie.
  4. Konwent ma charakter imprezy zamkniętej, w której udział mogą wziąć jedynie osoby będące członkami Stowarzyszenia, sympatycy Stowarzyszenia lub osoby zaproszone przez tę organizację.
  5. Każda osoba, niebędąca członkiem Stowarzyszenia, a chcąca wziąć udział w imprezie musi uiścić składkę akredytacyjną o określonej wysokości. Po jej uiszczeniu wspomniana osoba, zwana dalej Uczestnikiem, staje się członkiem wspierającym Stowarzyszenia na czas trwania Konwentu. Ten punkt nie dotyczy wolontariuszy i osób zaproszonych przez Organizację.
  6. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w imprezie jest kolorowa opaska na nadgarstku, którą należy okazywać na każde wezwanie Organizatorów i Ochrony.
  7. Wydanie duplikatu zgubionej opaski wiąże się z karą umowną będącą dodatkową opłatą w wysokości uiszczonej wcześniej składki akredytacyjnej. Opaski noszące ślady zerwania (np. poprzez związanie dwóch końców) są nieważne i podlegają wymianie na duplikat z zachowaniem wyżej wymienionej kary umownej.
  8. Identyfikatory jednodniowe uprawniają do przebywania na konwencie w dniu ich nabycia do godziny 23:00 w sobotę 9 czerwca 2018 r. i do godziny 14:00 10 czerwca w niedzielę 2018 r.
  9. Każda osoba, która przybędzie na Konwent, zobowiązana jest wylegitymować się ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia lub okazaniem obsłudze akredytacji kodu QR z systemu Fouton, który upoważnia do odbioru przysługującej mu akredytacji. Ponadto osoby niepełnoletnie są zobowiązane przynieść i oddać w ręce akredytacji poprawnie wypełnioną przez rodzica bądź prawnego opiekuna, Kartę Konwentowicza.
  10. Dane podane przy rezerwacji miejsca i przy odbiorze identyfikatorów, służą tylko i wyłącznie do ewidencji i zapewnienia bezpieczeństwa na konwencie i są przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.). Po Konwencie wszystkie dane wrażliwe są niszczone.
  11. Terenem Konwentu jest Gimnazjum nr 43 im. Karla Dedeciusa mieszczącym się przy ulicy Powszechnej 15 w Łodzi, oraz przylegający do niego ogrodzony teren, w tym boisko, dziedziniec, itp. Uczestnikom na terenie Konwentu wolno przebywać od godziny 9:00 9-go czerwca do godziny 14:00 10-go czerwca 2018 roku. Są od tego punktu odstępstwa opisane w punkcie 8. Regulaminu.
  12. Na teren Konwentu nie wolno wnosić żadnych zwierząt. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.
  13. Na teren Konwentu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie zdrowia lub życia uczestników, a w szczególności przedmiotów zawartych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji. Powyższe dotyczy również przedmiotów imitujących broń jak np. rekwizyty do strojów cosplayowych, czy repliki ASG, jednakże w ich przypadku ostateczną decyzję podejmuje Szef Ochrony lub wyznaczona przez niego osoba po obowiązkowej kontroli.
  14. Ochrona i Organizatorzy będą przyjmować w depozyt przedmioty niedopuszczone przez kontrolę, o której mowa w punkcie 13.; mają oni prawo do niewpuszczenia lub usunięcia z terenu imprezy osób niezgadzających się dobrowolnie na przechowywanie tych przedmiotów.
  15. Podczas trwania Konwentu zabronione jest kierowanie dopuszczonej broni czy jakiegokolwiek innego niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika  z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć).
  16. Na terenie Konwentu obowiązuje bezwzględny zakaz posiadania i spożywania napojów alkoholowych, środków psychotropowych i odurzających – w przypadku odnalezienia u uczestnika ww. środków, nastąpi ich natychmiastowa konfiskata, a w razie sprawiania problemów ze strony uczestnika, dyscyplinarne usunięcie go z terenu Konwentu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
  17. Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i używania elektronicznych inhalatorów nikotynowych (liquidów).
  18. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne Uczestników Konwentu – ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków każdy uczestnik powinien wykupić samodzielnie przed rozpoczęciem Konwentu. Organizatorzy nie biorą również odpowiedzialności w przypadku zajścia w ciąże podczas trwania Konwentu.
  19. Organizatorzy nie odpowiadają za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.
  20. Osoby znajdujące się pod wpływem środków odurzających i pobudzających, a także zachowujące się agresywnie lub wulgarnie będą dyscyplinarnie usuwane z terenu Konwentu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
  21. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody materialne spowodowane przez Uczestników Konwentu – ich sprawcy będą pociągani do odpowiedzialności z użyciem danych osobowych przedstawionych Organizatorom.
  22. Każda akcja reklamowa, jak np. wieszanie plakatów, rozdawanie jakichkolwiek materiałów reklamowych (ulotek, broszur, itp.) i innych podobnych,  musi być wcześniej skonsultowana z Organizatorami. Złamanie tego punktu może być ukarane dyscyplinarnym usunięciem z terenu Konwentu, a także mogą zostać wyciągnięte konsekwencje finansowe.
  23. Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, sprzątania po sobie i podporządkowania się decyzjom Organizatorów, Obsługi Konwentu i Ochrony.
  24. W salach i strefach przeznaczonych dla Organizatorów mogą przebywać tylko i wyłącznie Organizatorzy oraz osoby upoważnione przez nich do tego.
  25. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu sprawują Organizatorzy, Obsługa Konwentu i Ochrona.
  26. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i Kodeksu Karnego.
  27. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany i uzupełniania programu Konwentu. Ponadto podstawą do zwrotu części lub całości opłaty akredytacyjnej może być nieodbycie się przynajmniej 10% przewidywanych punktów programu w danym dniu Konwentu, o ile Organizator nie będzie w stanie zorganizować w tym czasie atrakcji zastępczych o porównywalnej wartości w zamian za atrakcje, które nie mogły się odbyć.
  28. Wizerunek uczestników uwieczniony na zdjęciach robionych w trakcie imprezy, może zostać wykorzystany w ramach promocji innych imprez Organizatorów.
  29. Osoby nieprzestrzegające Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięte z terenu Konwentu.
  30. Każda osoba akredytując się na Konwent, automatycznie potwierdza znajomość Regulaminu. Regulamin, będzie do wglądu na akredytacji oraz na stanowisku informacji. Ponadto jest dostępny na stronie internetowej Konwentu: Tanzaku.pl, a także w biuletynach informacyjnych, które są wręczane uczestnikom przy akredytacji.
  31. Zrezygnowanie z rezerwacji ze zwrotem składki akredytacyjnej jest możliwe do dnia 1 czerwca 2018 r. włącznie.  Po tym terminie zwrot składki akredytacyjnej jest niemożliwy.
  32. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
  33. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  34. Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Konwentu, w tym Gości, przedstawicieli Prasy, Wystawców, Ochronę, Medyków, Twórców Atrakcji, Wolontariuszy oraz Organizatorów.