Zgłoś stoisko

Zgłoszenia stoisk odbywają się poprzez wysłanie wiadomości na adres wystawcy@tanzaku.pl, bądź przez formularz kontaktowy tej strony, wiadomość powinna zawierać następujące dane:
– nazwa stoiska,
– osoba kontaktowa,
– fanpage bądź strona stoiska,
– opis wystawianych rzeczy,
– ilość modułów wystawienniczych.

Regulamin wystawców

  1. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią porozumienia pomiędzy Organizatorami Konwentu Ućkon 5/6, a Stoiskiem.

  2. Organizatorem Konwentu jest Stowarzyszenie Animatsuri z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego o numerze 00000332054 i siedzibą przy ul. Szanajcy 16a m. 9 w Warszawie.

  3. Stoiskiem jest każda osoba prywatna lub zarejestrowana instytucja, wyrażająca chęć do wystawienia swojego towaru lub promocji własnej, która zgłosiła swój udział w imprezie za pośrednictwem e-maila. Obsługa Stoiska zobowiązuje się do przestrzegania ogólnego Regulaminu Konwentu.

  4. Wystawcą jest każda osoba wchodząca w skład obsługi Stoiska.

    • Każde Stoisko powinno zaznaczyć, kto jest Wystawcą Prowadzącym, z którym będzie się omawiać wszelkie ewentualne nieścisłości.

    • Każdy Wystawca zobowiązuje się do noszenia opaski na rękę założonej mu podczas akredytacji. Postępowanie w razie zgubienia precyzuje punkt 6. ogólnego Regulaminu Konwentu.

    • W ramach wynajmowanych modułów dostaje się jedną wejściówkę dla Wystawcy. Dodatkowa wejściówka przypada za każde trzy moduły. Tak więc kolejny dodatkowy Wystawca przysługuje przy wynajmie co najmniej trzech, sześciu, dziewięciu, dwunastu modułów, itd. Jeden moduł zawiera typową ławkę szkolną o szerokości ok. 1,3 m. i miejsce do siedzenia.

    • Istnieje możliwość dokupienia dodatkowych wejściówek dla Wystawców, ustalane jest to indywidualnie z Organizatorami.

  5. Zgłoszenia stoisk przyjmowane są drogą mailową pod adresem: wystawcy@tanzaku.pl

  6. O przyjęciu zgłoszenia decydują Organizatorzy Konwentu, o czym informują drogą e-mailową do dnia 19.05.2018. Organizatorzy mogą odrzucić zgłoszenie bez podania przyczyny.

  7. Organizatorzy Konwentu mogą anulować zgłoszenie Wystawcy, po jego wcześniejszym pozytywnym rozpatrzeniu, do dnia 26 maja 2018 r. wraz z podaniem przyczyny podjętej decyzji. Jeśli zaliczka Wystawcy została już przez niego opłacona, Organizatorzy zwracają pełną wpłaconą kwotę.

  8. Opłaty stoiskowe precyzuje oferta wysyłana w mailu zwrotnym do Wystawcy. Organizatorzy w mailu potwierdzającym przyjęcie zgłoszenia, zobowiązują się do poinformowania Stoiska o wysokości opłaty, zgodnie z przedstawioną ofertą.

  9. Zaliczka stoiskowa musi zostać uiszczona w ciągu pięciu dni roboczych od otrzymania decyzji o przyjęciu zgłoszenia na numer konta wskazany przez Organizatorów Konwentu. Nieuiszczenie zaliczki w wyżej wymienionym terminie będzie skutkowało anulowaniem zgłoszenia.

  10. Wszelkie ewentualne zniżki są ustalane indywidualnie drogą e-mailową. Różnice wynikające ze zniżek są zwracane na numer konta sprecyzowany przez Stoisko w terminie do pięciu dni roboczych po imprezie. Niezależnie od wysokości zniżki Stoisko musi uiścić zaliczkę wynikającą z ustalonych wcześniej decyzji.

  11. Moduły wystawowe wybierają Organizatorzy po wcześniejszej konsultacji ze Stoiskiem.

  12. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie modułu tylko w obrębie wynajętych modułów.

  13. Na wyraźne życzenie Stoiska, istnieje możliwość wystawienia rachunku. Rachunek wystawiany jest najpóźniej w ciągu 14 dni od uiszczenia opłaty za Stoisko.

  14. Stoisko zobowiązuje się do podania dokładnej listy Wystawców, zawierającej imię i nazwisko do 31 maja 2018 r. włącznie. Nieprzedstawienie listy Wystawców do tego terminu może skutkować anulowaniem zgłoszenia Stoiska bez zwrotu kosztów.

  15. Wszelkie zmiany dotyczące zgłoszonego Stoiska akceptowane są wyłącznie drogą e-mailową do dnia 26 maja 2018 r. włącznie.

    • W razie zwiększenia się opłaty stoiskowej Wystawca Prowadzący zobowiązuje się dopłacić różnicę w dniu rozpoczęcia Konwentu podczas odbioru identyfikatorów. Nieuiszczenie tej opłaty spowoduje powrót do wcześniejszych ustaleń lub, w przypadku gdy okaże się to niemożliwe, do anulowania zgłoszenia Stoiska bez zwrotu kosztów.

    • W razie zmniejszenia się opłaty stoiskowej, Organizatorzy imprezy zobowiązują się odesłać różnicę na konto Stoiska.

  16. Stoisko może zrezygnować z udziału w imprezie podlegając pod następujące zasady:

    • Do dnia 26 maja 2018 r. zrezygnowanie z udziału w Konwencie nie wiąże się z żadnymi karami umownymi i zwracana jest pełna pobrana wcześniej zaliczka stoiskowa.

    • Po dniu 26 maja 2018 r., zrezygnowanie z udziału w imprezie wiąże się z karą umowną w wysokości wpłaconej zaliczki.

    • Przelew ze zwrotem jest realizowany w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania prośby o anulowanie zgłoszenia, na wskazane przez Stoisko konto.

  17. Na terenie przestrzeni wystawowej obowiązuje zakaz sprzedaży:

    • Alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek.

    • Broni palnej.

    • Replik ASG i broni białej; jedynym wyjątkiem jest niezwłoczne oddanie zakupionego towaru z tej kategorii przez Wystawcę Prowadzącego do ochrony do przechowania do zakończenia imprezy. Towar z tej kategorii może być sprzedawany tylko i wyłącznie osobom o odpowiednim wieku i/lub uprawnieniach.

    • Wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami.

    • Napojów wszelkiego typu.

    • Produktów spożywczych wymagających przyrządzenia przed spożyciem.

    • Pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania.

  18. W przypadku gdy dane Stoisko mimo wszystko będzie sprzedawało na terenie imprezy produkty wymienione w punkcie 18., Organizator imprezy może anulować zgłoszenie Stoiska i wyprosić Wystawców bez zwrotu kosztów.

  19. Organizatorzy mogą udostępnić dostęp do prądu, ale w ograniczonych ilościach. Każde Stoisko, które zażyczy sobie dostępu do prądu, ma odgórne ograniczenie wywoływanego obciążenia sieci elektrycznej do 1,5kW. Nie zastosowanie się do tego punktu może być podstawą do dyscyplinarnego usunięcia Stoiska z terenu Konwentu. Organizatorzy mogą się zgodzić na odstępstwo od tego punktu.

  20. Organizatorzy nie odpowiadają za problemy związane z brakiem dostępu do prądu. Stały dostęp do prądu nie jest gwarantowany, jednakże Organizatorzy postarają się, by dostęp został przywrócony w najkrótszym możliwie czasie. Jednocześnie organizator informuje, że postara się zrobić co w jego mocy, żeby nie było pod tym kątem problemów.

  21. Stoiska funkcjonują przez cały Konwent. Od Wystawcy zależy, czy będą robione przerwy.

  22. Wystawcy mają wydzieloną salę tylko do ich użytku, w których mogą spać lub pozostawić w niej towar podczas niefunkcjonowania Stoiska.

  23. Akredytacja dla Stoisk funkcjonuje od godziny 21:00 do 24:00 w piątek 8 czerwca 2018 r. i od godziny 06:00 w sobotę 9 czerwca 2018 r. Wcześniejsze rozstawienie stoiska nie jest możliwe.

  24. Wszelkie reklamacje można składać drogą e-mailową do Organizatorów w ciągu trzech dni roboczych od zakończenia imprezy. Reklamacje wysłane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

  25. Organizator imprezy nie odpowiada za towar sprzedawany na Konwencie, jest on odpowiedzialnością wyłącznie Stoiska i jego Wystawców.

  26. Każde zgłoszenie naruszenia niniejszego Regulaminu będzie wyjaśniane i egzekwowane w możliwie najkrótszym czasie przez Organizatorów.

  27. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie Stoisk decydują Organizatorzy.

  28. Organizatorzy nie dają gwarancji sprzedaży proponowanych przez wystawców produktów.

  29. Organizatorzy nie mają na wyposażeniu tragarzy. Obsługa Konwentu może pomóc Wystawcom w noszeniu ich rzeczy, ale nie ma takiego obowiązku.

  30. Wystawca zobowiązuje się do sprzątątnięcia swojego Stoiska do godziny 16:30 w niedzielę 10 czerwca 2018 r. W razie problemów z dostosowaniem się do tego punktu należy się skontaktować z Organizatorami, których decyzja w tej kwestii jest ostateczna.

  31. W punkcie 30. poprzez „sprzątniecie” rozumie się nie tylko usunięcie swoich rzeczy, ale także sprzątnięcie wszelkich śmieci i ogólne doprowadzenie stoiska do stanu pierwotnego. W razie potrzeby osoby z Obsługi Konwentu mogą zaopatrzyć Wystawców w worki na śmieci, czy środki czyszczące. Ponadto za ewentualne zniszczenie wykładziny w obrębie wynajmowanego modułu odpowiada finansowo wystawca. Straty w tej kwestii wycenia Administrator Budynku, a rachunek wystawiany jest na dane sprawcy.

  32. Pozostawienie nieporządku po swoim stoisku może skutkować uniemożliwieniem wystawienia się Stoiska na późniejszych imprezach Organizatorów.

  33. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu Konwentu.